Come migliorare la propria organizzazione interna

Lo Sportello Unico per le Attività Produttive (Suap) costituisce una formula organizzativa di semplificazione prevista dall’ordinamento giuridico con la finalità di riunire in un’unica Struttura, istituita dal Comune, diversi procedimenti tra loro connessi e di attrarre la gestione complessiva e l’integrale responsabilità del c.d. «procedimento unico».

Il Suap costituisce quindi la modalità organizzativa mediante la quale atti e adempimenti espressione di diverse competenze confluiscono sia in unico soggetto (Point of Single Contact, ai sensi della Direttiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 12 dicembre 2006, cosiddetta “Direttiva Bolkestein”), sia in un unico procedimento (procedimento di procedimenti), senza pregiudizio per la ripartizione delle funzioni e la rispettiva titolarità tra le distinte Amministrazioni individuate dalla legge.

E’ evidente quindi che l’impegno dell’Amministrazione comunale deve essere massimamente orientato ad agire sul piano istituzionale per creare una struttura adeguata, dotata di autonomia organizzativa così da migliorare il coordinamento e creare un punto di raccordo con tutti gli enti pubblici coinvolti.

1.1 - Assicurare l'autonomia organizzativa dello Sportello Unico per le attività produttive (Contenuti)

1.2 - Dimensionare l'organico dello Sportello Unico per le attività produttive (Contenuti)

1.3 - Nominare responsabile del SUAP (Contenuti)

1.4 - Aggiornare la sezione anagrafica e identificativa del portale Nazionale impresainungiorno.gov.it (Contenuti)

1.5 - Garantire la partecipazione del personale dell'ufficio SUAP a corsi di formazione (Contenuti)

Le leve tecnologiche su cui agire per snellire i processi di gestione interna.

L’aspetto tecnologico è un elemento imprescindibile per garantire il buon funzionamento dello Sportello Unico per le attività Produttive poiché il dialogo costruttivo con le imprese e con tutti i processi interni e relazionali del Suap è mediato dalla tecnologia e dalla telematica.
E’ necessario che lo Sportello Unico garantisca all’utenza, in conformità con quanto previsto dalla normativa di riferimento, la possibilità di gestire tutta l’interazione per via telematica, garantendo la possibilità di pagare online i diritti previsti, in conformità con quanto previsto dalla normativa di riferimento. 
Inoltre, molti dei parametri di seguito individuati sono funzionali al SUAP per la corretta e agile gestione dell’iter amministrativo.

2.1 - Adottare la modulistica approvata in conferenza unificata secondo gli schemi dati XML e le successive modifiche regionali (Contenuti)

2.2 - Alimentare automaticamente e contestualmente il fascicolo informatico d'impresa (Contenuti)

2.3 - Garantire la modalità di pagamento on-line (Contenuti)

2.4 - Gestire tutte le stanze di competenza del SUAP in modalità completamente telematica (Contenuti)

2.5 - Conservare la documentazione a norma di legge (Contenuti)

2.6 -  Utilizzare un sistema di protocollazione automatizzato ai sensi dell'art. 7, Allegato tecnico al DPR 160/2010 (Contenuti)

2.7 - Interoperabilità tra front e back end (Contenuti)

2.8 - Indire la conferenza dei servizi telematica (Contenuti)

Gestione efficiente delle risorse

Un buon modello organizzativo è sicuramente di supporto al raggiungimento degli obiettivi di miglioramento del servizio offerto alle imprese ma non è tutto. E’ infatti necessario che lo Sportello Unico individui dei livelli gestionali e manageriale propedeutici all’organizzazione efficiente delle istanze e dei correlati procedimenti amministrativi.
Regione Lombardia, a tal fine, ha individuato i seguenti parametri gestionali ritenendoli utili ad una funzionale organizzazione interna dello Sportello e ad una corretta cooperazione con le altre Pubbliche Amministrazioni coinvolte.

3.1 - Garantire la conclusione dei procedimenti nei tempi di legge (Contenuti)

3.2 - Attribuire la competenza relativa all'edilizia produttiva al SUAP (Contenuti)

3.3 - Assicurare l'inoltro tempestivo delle pratiche agli enti terzi dalla ricezione (Contenuti)

3.4 - Adottare e pubblicare il tariffario (Contenuti)

3.5 - Realizzare e somministrare una customer satisfaction per gli utenti SUAP (Contenuti)

3.6 - Garantire la realizzazione e la distribuzione agli amministratori del report di monitoraggio periodico del servizio (Contenuti)