Il deposito legale è diretto a costituire l'archivio nazionale e regionale della produzione editoriale in base alla Legge n. 106/2004.

Le norme relative al deposito legale (L. n. 106/2004 e il D.P.R. n. 252/20026) stabiliscono che:

• l'editore o comunque il responsabile della pubblicazione, sia persona fisica che giuridica
• il tipografo, ove manchi l'editore
• il produttore o il distributore di documenti non librari o di prodotti editoriali similari
• il Ministero per i beni e le attività culturali, nonché il produttore di opere filmiche

debbano depositare 4 esemplari di ogni documento in 4 diverse istituzioni:

• 1 esemplare presso la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (Ufficio Deposito Legale, Via Tripoli 36 – 50122 Firenze)
• 1 esemplare presso la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma (Ufficio Deposito Legale, Viale Castro Pretorio 105 – 00185 Roma)
• 1 esemplare presso l’Archivio regionale della produzione editoriale lombarda (APEr -BEIC, via Fiori Oscuri 2 – 20121 Milano)
• 1 esemplare presso la biblioteca della provincia di appartenenza del soggetto obbligato

Per il deposito dell’esemplare dovuto alla biblioteca della provincia cui appartiene il soggetto obbligato, sono stati individuati i seguenti istituti (D.M. 10 dicembre 2009):

• Bergamo, Biblioteca Civica "Angelo Mai" (Ufficio Deposito Legale, piazza Vecchia 15, 24129 Bergamo)
• Brescia, Biblioteca Civica Queriniana (Ufficio Deposito Legale, via Giuseppe Mazzini 1, 25121 Brescia)
• Como, Biblioteca Comunale (Ufficio Deposito Legale, via Indipendenza 87, 22100 Como)
• Cremona, Biblioteca Statale e Libreria Civica (Ufficio Deposito Legale, via Ugolani Dati 4, 26100 Cremona)
• Lecco, Biblioteca Civica "Uberto Pozzoli" (Ufficio Deposito Legale, via Bovara 58, 23900 Lecco)
• Lodi, Biblioteca Comunale Laudense (Ufficio Deposito Legale, via Solferino 72, 26900 Lodi)
• Mantova, Biblioteca Comunale Teresiana (Ufficio Deposito Legale, via Roberto Ardigò 13, 46100 Mantova)
• Milano, Biblioteca Nazionale Braidense (Ufficio Deposito Legale, via Fiori Oscuri 2, 20121 Milano)
• Monza, Biblioteca Civica Centrale (Ufficio Deposito Legale, via Padre Reginaldo Giuliani 1, 20052 Monza)
• Pavia, Biblioteca Universitaria (Ufficio Deposito Legale, corso Strada Nuova 65, 27100 Pavia)
• Sondrio, Biblioteca Civica Pio Rajna (Ufficio Deposito Legale, via IV Novembre 20, 23100 Sondrio)
• Varese, Biblioteca Civica (Ufficio Deposito Legale, via Sacco 9, 21100 Varese)

Ai sensi del Decreto Ministeriale del 10.12.2009, le funzioni di Archivio della Produzione Editoriale regionale (APEr) per:

• libri, opuscoli, pubblicazioni, periodiche, carte geografiche e topografiche, atlanti, manifesti, grafica d'arte ed inoltre documenti diversi sono svolte da Fondazione Biblioteca Europea di Informazione e Cultura (BEIC), tramite accordo con Regione Lombardia
• documenti musicali a stampa sono volte dal Conservatorio “Giuseppe Verdi” di Milano (via Conservatorio, n. 12 – 20122 Milano)
• documenti video, film, soggetti, trattamenti e sceneggiature sono svolte da Cineteca Italiana, Manifattura Tabacchi (viale Fulvio Testi n. 121 - 20162 Milano)
• documenti editi fotografici sono svolte dal Museo per la fotografia contemporanea (Villa Ghirlanda - via Frova, n. 10 - 20092 Cinisello Balsamo (Milano)
• documenti sonori e video devono essere inviati a Biblioteca Nazionale Braidense (via Fiori Oscuri, n. 2 -20121 Milano – Ingresso dalla torre sulla sinistra, citofono “Deposito legale” – Orario di consegna: da lunedì a venerdì dalle 09:00 alle 13:00)

Si ricorda, inoltre, che in caso di opere con una tiratura che non superi i 200 esemplari, per ciascuna copia l’editore è tenuto a consegnare solo due copie:

• una alla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (Ufficio Deposito Legale, Via Tripoli 36 – 50122 Firenze)
• una all’Archivio della Produzione Editoriale Lombarda (APEr -BEIC, via Fiori Oscuri 2 – 20121 Milano)

Qualora vengano successivamente superate le 200 copie, l’editore è tenuto ad inviare altre due copie:

• una alla Biblioteca Nazionale Centrale di Roma (Ufficio Deposito Legale, Viale Castro Pretorio 105 – 00185 Roma)
• una alla biblioteca della provincia di appartenenza del soggetto obbligato

Le monografie devono pervenire agli istituti depositari entro 60 giorni dalla loro prima distribuzione al pubblico. Le copie dovranno avere una perfetta qualità ed essere identiche, per forma e contenuto, agli esemplari messi in circolazione.

I soggetti obbligati al deposito consegneranno i documenti, racchiusi in un apposito plico con involucro resistente, direttamente agli istituti depositari di riferimento. All’esterno del plico, deve essere riportata la dicitura “Esemplari fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n. 106”, nonché nome (ovvero denominazione o ragione sociale) e domicilio (o sede legale) del soggetto obbligato al deposito.

Ogni documento, a cura del soggetto obbligato, dovrà riportare i seguenti elementi identificativi:

• nome (ovvero denominazione o ragione sociale) e domicilio (o sede legale) del soggetto obbligato al deposito
• anno di effettiva pubblicazione o di produzione o di diffusione in Italia
• codice identificativo corrispondente alle norme nazionali o internazionali ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number), se utilizzato dall’editore
• la dicitura “Esemplare fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n. 106”

Il plico deve essere obbligatoriamente accompagnato da un elenco in due copie dei documenti inviati che riporti per ciascuno gli elementi identificativi necessari alla sua individuazione. Ciascun istituto depositario, se non ha riscontrato irregolarità, restituisce vidimata la copia dell’elenco, che costituirà ricevuta e dovrà pertanto essere conservata dal soggetto interessato come prova dell’avvenuta consegna. In caso di contestazioni sul regolare invio dei documenti entro i termini e i modi previsti dal Regolamento, è necessario che il depositante sia in grado di attestare in modo inequivocabile la spedizione.

Per la consegna dei periodici sono previste delle deroghe alla normativa. Per maggiori informazioni consultare l'accordo Soprintendenza FIEG.

L'indirizzo dell’Archivio della Produzione Editoriale lombarda è:

Archivio della Produzione Editoriale lombarda
c/o Biblioteca nazionale Braidense
via Fiori oscuri, n. 2 – 20121 Milano

L’Archivio è aperto dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 13.

Solo in caso di consegna di grandi quantità di materiali si chiede di avvisare gli Istituti depositari all'indirizzo mail ape@beic.it.

In allegato la modulistica per il deposito legale (monografie, periodici, giornali, audiovisivi).

Gli istituti depositari hanno il compito di vigilare e di reclamare gli eventuali documenti non pervenuti e di segnalare le inadempienze secondo le modalità indicate dall’art. 44 del Regolamento.

I soggetti inadempienti possono incorrere in sanzioni.