Il Manuale di Gestione Documentale descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti amministrativi, sia analogici che digitali, e fornisce le istruzioni per la corretta tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell'Ente.
Fornisce le indicazioni in merito alla produzione, ricezione, registrazione, assegnazione e fascicolazione dei documenti; individua inoltre il Responsabile della gestione documentale di ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO) e di ogni Ufficio Territoriale Regionale.
Il Manuale è così strutturato
1 disposizioni generali
2 formazione dei documenti
3 ricezione dei documenti su supporto fisico e ricezione dei documenti informatici
4 registrazione dei documenti
5 documentazione particolare
6 assegnazione
7 fascicolazione
8 spedizione di documenti destinati all'esterno
9 conservazione e tenuta dei documenti
10 accesso
11 approvazione pubblicazione e revisione
Fanno parte integrante del Manuale una serie di documenti che approfondiscono gli argomenti di seguito indicati, disponibili nel file zip allegato.
Allegato n. 1 - Glossario
Allegato n. 2 - Piattaforme documentali integrate con il Sistema Documentale della Giunta Regionale
Allegato n. 3 Manuale Operativo per la Conservazione dei Documenti Informatici
Allegato n. 4 - Piano di Conservazione dei documenti analogici
Allegato n. 5 - Piano per la Sicurezza
Allegato n. 6 - Indirizzi per i Servizi Infotelematici
Allegato n. 7 - Schema Infrastruttura Tecnologica EDMA
Allegato n. 8 - Allegato A del Decreto 1973/2016: "Definizione delle procedure di carattere organizzativo relative all’utilizzo della piattaforma documentale EDMA di Regione Lombardia”
Allegato n. 9 - Elenco dei formati documenti digitali
Allegato n. 10 - Elenco atti di nomina
Allegato n. 11 - Registri particolari
Allegato n. 12 - Gestione Documentale Assetto Organizzativo (non disponibile al momento, in corso nuove nomine referenti e responsabili XI^ l legislatura)
Allegato n. 13 - Quadro di classificazione e massimario di selezione per la conservazione e lo scarto
Allegato n. 14 - Gestione dei Flussi Documentali
Allegato n. 15 - Registro di emergenza
Allegato n. 16 - Manuale Posta Elettronica Certificata
Allegato n. 17 - Misure minime in tema di privacy per l’archiviazione di atti/documenti cartacei
Allegato n. 18 - Manuale per le spedizioni
Il manuale adottato ai sensi dell’articolo 5 del DPCM 03/12/2013 è stato approvato una prima volta con DGR 4568 del 17/12/2015 e aggiornato con Decreto dirigenziale 16781 del 21/12/2017.